Ihre Aufgaben:

• Sekretariat & Assistenzorganisation – Sie erledigen alle anfallenden Assistenz- und Sekretariatsaufgaben eigenständig und priorisieren diese effizient im Tagesgeschäft.
• Terminmanagement – Sie planen, koordinieren und überwachen Termine, Fristen und Wiedervorlagen und stellen eine reibungslose Abstimmung sicher.
• Reiseplanung & Reisekostenabrechnung – Sie organisieren Geschäftsreisen von Buchung bis Abrechnung und sorgen für vollständige, korrekte Unterlagen.
• Anfragenmanagement & Auskünfte – Sie koordinieren allgemeine Anfragen, erteilen Auskünfte und fungieren als professionelle Schnittstelle nach innen und außen.
• Dokumentenmanagement & Ablagestruktur – Sie verantworten die Dokumentenablage, sichern Aktualität und übernehmen bei Bedarf Klassifizierung sowie Attributierung.
• Präsentationen & Auswertungen – Sie erstellen Präsentationen, Reports und Auswertungen und bereiten Inhalte adressatengerecht auf.
• Budget- & Investitionsunterstützung – Sie wirken aktiv bei Budget- und Investitionsplanung mit und unterstützen bei Zahlenaufbereitung und Nachverfolgung.
• Interner & externer Schriftverkehr – Sie übernehmen Korrespondenz, formulieren Schreiben selbstständig und stellen eine professionelle Kommunikation sicher.
• Meetingvorbereitung & -support – Sie bereiten Meetings organisatorisch vor, unterstützen bei Durchführung und kümmern sich um Nachbereitung sowie Protokollthemen.
• Bestellwesen & Rechnungskontrolle – Sie lösen Bestellungen aus, prüfen Rechnungen und unterstützen die Abteilung bei administrativer Kostenkontrolle.
• Project Management Office Aufgaben – Sie unterstützen Projekte organisatorisch, pflegen Statusübersichten und koordinieren Aufgaben, Termine und Dokumentation.
• Tool- & Systemunterstützung – Sie nutzen digitale Tools im Arbeitsalltag und unterstützen bei der strukturierten Pflege von Team- und Projektinformationen.

Unsere Anforderungen:

• Kaufmännische Ausbildung – Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Erfahrung im Sekretariat/Assistenzbereich – Sie bringen idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat oder als Assistenz im Unternehmensumfeld mit.
• MS Office sehr sicher – Sie beherrschen MS Office auf sehr gutem Niveau, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint.
• Deutsch & Englisch – Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse für schriftliche und mündliche Kommunikation.
• IT-Affinität & Kollaborationstools – Sie arbeiten routiniert mit SharePoint, Jira und Confluence und bringen eine hohe digitale Lernfähigkeit mit.
• AD-Administration Basiskenntnisse – Sie verfügen idealerweise über Grundkenntnisse in AD Administration bzw. Nutzer- und Berechtigungsmanagement.
• Strukturierte Arbeitsweise – Sie arbeiten selbstständig, organisiert und zielorientiert und behalten auch bei parallelen Themen den Überblick.
• Serviceorientierung & Diskretion – Sie handeln zuverlässig, professionell und vertraulich und überzeugen durch ein sicheres Auftreten.
• Kommunikationsfähigkeit & Teamorientierung – Sie koordinieren Schnittstellen aktiv und arbeiten kooperativ mit unterschiedlichen Ansprechpartnern zusammen.

Wir bieten:

• Homeoffice bis 40% – Sie können bis zu 40 Prozent Ihrer Arbeitszeit flexibel im Homeoffice arbeiten.
• Gleitzeit mit Kernzeit – Sie arbeiten in einem flexiblen Zeitrahmen zwischen 07:00 und 18:00 Uhr bei Kernzeit von 09:00 bis 15:00 Uhr.
• Abwechslungsreiche Assistenzrolle – Sie übernehmen ein vielseitiges Aufgabenpaket zwischen Organisation, Kommunikation, Zahlenunterstützung und Toolarbeit.
• Modernes digitales Arbeitsumfeld – Sie arbeiten mit etablierten Kollaborationstools und strukturierten Dokumentations- und Prozessstandards.
• Zentrale Schnittstellenfunktion – Sie unterstützen Führung und Team und tragen wesentlich zu reibungslosen Abläufen sowie effizienter Zusammenarbeit bei.
• Perspektive & Entwicklung – Sie erhalten die Möglichkeit, Aufgaben in Richtung Projektassistenz, Teamkoordination oder Office Management auszubauen.
• Zugang zu Top-Unternehmen aus der Region durch unser sehr gepflegtes Netzwerk
• Kein Lohndumping
• Fairer & ehrlicher Umgang
• Gute Chancen auf Übernahme im Kundenbetrieb
• Neue Perspektiven für bessere Aussichten

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir setzen uns voller Begeisterung und Engagement dafür ein, für Sie die ideale Aufgabe zu finden. Schließlich verbringen wir alle viel zu viel Zeit mit unseren Jobs, um unzufrieden zu sein.